Privacy in het sociaal domein

Op weg naar een werkbare balans en een begrijpelijke handreiking voor (wijk)professionals
een eerste verkenning – concept 1

 Zorgplicht tegenover privacy

De overheid heeft de plicht om voor haar burgers te zorgen. Om aan die zorgplicht te voldoen, werken verschillende instanties met elkaar samen. Regelmatig is het daarbij nodig dat zij gegevens met elkaar delen om de burger te helpen. Hierdoor kunnen zij voor het dilemma komen te staan van dienstverlening tegenover privacy. Als zij uit privacyoverwegingen geen of weinig informatie met elkaar delen, bestaat de kans dat de burger bij verschillende instanties steeds weer zijn verhaal moet doen. Hij kan zich dan van het kastje naar de muur gestuurd voelen. Of erger nog dat zaken escaleren terwijl je als professional het leifst info gedeeld had om zoiets te voorkomen. Hoe kun je als professional nou het best met dit dilemma omgaan?

Het delen van informatie is een belangrijk onderdeel van het werk van professionals in het sociaal domein. Om samen tot een goede oplossing te komen, is het vaak nodig om informatie te delen. Het kan ook letterlijk van levensbelang zijn. Soms kom je als professional in situaties die niet veilig aanvoelen. Informatie delen is dan vaak nodig, maar je kunt je als professional afvragen: wat kan ik en wat mag ik? En hoe ga ik dit aanpakken?

Belangrijk is dat je altijd handelt in het belang van de bewoner waar je voor werkt. Soms kan het voorkomen dat je meer informatie nodig hebt dan je voor handen hebt, om te kunnen handelen. Maar soms kun je verstrikt raken in de regels van privacy. Of denk je zl;ef dat je iets niet mag delen. Een veel gehoorde opmerking is: “Dit mag ik niet delen van de AVG!”.

Wat zou nou helpend zijn om je met die dilemma’s een stap verder te helpen, zeker omdat je als professional immer het best willen bereiken voor de inwoner in de knel.

Doel – verhouding – anders

Er zijn drie vragen die je jezelf moet stellen voordat je informatie deelt waarin persoonsgegevens voorkomen.

  1. Wat is je doel met het delen van informatie? (doelbinding)
  2. Staat het middel (informatie delen en als gevolg daarvan het privacy doorbreken) in verhouding tot het doel (het belang van de cliënt of dat van zijn omgeving dienen)? (proportionaliteit)
  3. Is het nodig om informatie te delen of kun je het doel op een andere manier bereiken, die minder belastend is voor de privacy van de betrokkene? (subsidiariteit)

Als je informatie gaat delen:

  • Informeer:  de bewoner dat je gaat delen, ook al geeft deze geen toestemming;
  • Motiveer: aan jezelf en degene met wie je informatie deelt: Waarom deel je informatie, welke informatie? Wat ga je ermee doen?
  • Documenteer: leg je afweging vast.

Uitgangspunten

Er zijn een aantal uitgangspunten die je ook kunnen helpen

Werk samen

  • Werk samen vanuit het perspectief van de inwoner en betrek de inwoner erbij.
  • Deel alleen de gegevens die nodig zijn om het doel van de samenwerking te bereiken.
  • Zie privacy als voorwaarde voor goede samenwerking en zoek met de burger passende oplossingen voor belemmeringen.
  • Maak afspraken over welke gegevens worden vastgelegd en waar.

Wees transparant

  • Praat met en niet over de bewoner. Zie de bewoner als partner in een ketenoverleg.
  • Wees duidelijk en open naar de bewoner over welke gegevens je deelt, hoe je dat doet en waarom.
  • Spreek af bij wie de bewoner terecht kan met vragen of zorgen.

Gebruik je professionaliteit

  • Wees je bewust van het recht op privacy van de bewoner en bekijk de gegevensdeling vanuit zijn perspectief.
  • Wees integer, proactief en betrouwbaar in je afwegingen rond gegevensdeling: weet wat je, vanuit je eigen rol en taak, nodig hebt en wat je met anderen kunt delen om het doel van de samenwerking te bereiken.
  • Vertrouw op elkaars professionaliteit

Kernwaarden

  1. Eigen regie
  2. Participatie
  3. Delen van ervaring
  4. Gelijkwaardigheid
  5. Vertrouwen
  6. Veiligheid voorop
  7. Samenwerken
  8. Oog voor de bewoner
  9. Goeie hulp
  10. Flexibel /maatwerk

Tips & trics

Toestemming vragen

Als een bewoner je om hulp vraagt, vraag dan – als je het vertrouwen van hem hebt – of je zijn situatie in het toekomstige traject mag delen met collega’s die jij mogelijk om hulp vraagt. Zeker omdat de situatie vaak complex is, kun je uitleggen dat je dan ook de kennis nodig hebt van collega’s. Een bewoner die hulp vraagt, stelt vertrouwen in jou, anders vraagt ie jou niet om hulp. Het beste is om dat vast te leggen, maar daar is in escalerende situaties niet altijd tijd voor. Je kunt iemand een appje sturen.

Beste T,

Ik ben voor je aan de slag om een oplossing te zoeken voor jouw situatie. Weet dat ik daarvoor jouw gegevens moet delen met collega’s. Daarbij handel ik altijd uit vertrouwen. Goed als je me even laat weten of je hiermee instemt. Dan kan ik verder aan de slag. Met vriendelijke groet A.

Overleggen binnen de AVG mag

Het grootste misverstand binnen de AVG. Je mag overleggen, alleen doe dat dan mondeling via telefoon, facetime, Teams, Zoom enz. Kortom organiseer een overleg dat daarna ‘weg’ is, waar geen bestanden van blijven bestaan. Bij twijfel, vier ogen en oren weten meer dan twee, overleg met een collega als je er niet uitkomt.

Zorg gaat voor de AVG

Als de situatie van een bewoner er om vraagt mag je de privacy schenden als zorg belangrijker is dat

Kortom als je van mening bent dat je moet handelen dan doe je dat. Denk aan de brandweer, denk aan een acute opname in ziekenhuis, dan vraagt niemand onderweg of ie je gegevens mag delen. Dan gebeurt dat gewoon. Het hoeft niet zo’n hoge nood als brandweer of ziekenhuis te zijn; denk na, overleg met een collega als daar de tijd voor is, maar handel als je denkt dat dat nodig is. Gezond verstand is vaak toch gewoon je grootste raadgever. Wat zou je zelf doen als het je moeder was? Hoe zou je zelf willen dat een professional handelt als je zelf in een kwetsbare situatie zit.

Leg vast en voorkom datalek

Als je iets wil delen leg het dan vast. Dus je mailt nooit de gegevens of de dosier zelf naar iemand anders, want dan heb je kans op een datalek. Je mailt: beste collega, in de situatie van Mw T te T hebben we mondeling afgesproken dat de situatie erom vraagt om de gegevens van deze bewoner te delen.

Dat mag niet van de wet

Heel vaak brengen mensen in dat iets niet mag of kan. Dat het niet past binnen de juridische kaders. Daar wordt vaak mee geschermd zonder dat mensen dat dan ook precies weten. Vraag dan of iemand even kan vertellen waar dat dan staat. Dan weet jij dat voortaan ook. Praktijk leert dat ook juridische kaders heel vaak ruimte bieden aan uitzonderingen.

DE TILBURG TIEN

  1. PRAAT MET
  2. DENK NA
  3. DENK SAMEN
  4. WEES TRANSPARANT
  5. WEES DUIDELIJK
  6. SPREEK AF
  7. WEES INTEGER
  8. BEN BETROUWBAAR
  9. VERTROUW OP ELKAAR
  10. LOS OP

 Geraadpleegde bronnen

  • Autoriteit Persoonsgegevens
  • AVG-helpdesk Zorg, Welzijn en Sport
  • Bureau Nationale Ombudsman
  • Toezicht Sociaal domein
  • Veilig Thuis handelingsprotocol

Meer informatie en voorbeeldcasussen vind je in de uitgebreide handreiking ‘Privacy in het sociaal domein’.

Back To Top